Bürokaufmann/-frau

Das Max-Planck-Institut für Biologie Tübingen erforscht grundsätzliche Fragen der modernen Biologie auf mehreren Organisationsebenen der Lebewesen. Das Institut besteht aus sechs wissenschaftlichen Abteilungen und mehreren Forschungsgruppen.

Die Abteilung für Mikrobiomforschung – Prof. Dr. Ruth Ley sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n

Assistent*in

in Vollzeit (39 Stunden/Woche)

Ihre Aufgaben

Als Assistent*in sind Sie direkt der Abteilungsdirektorin zugeordnet. Zu Ihren täglichen Aufgaben gehören:

• Terminplanung und Überwachung
• Organisation und Betreuung von Veranstaltungen
• Planung, Buchung und Abrechnung von In- und Auslandsreisen
• Empfang internationaler Gäste und Besucher
• Administrative Unterstützung der Direktorin wie auch für Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler aus der Abteilung, z.B. bei Onboarding, Beschaffungsvorgängen und Dokumentenverarbeitung
• Unterstützung bei der Anfertigung von Berichten (Editierung, Layout, Übersetzung)
• Enge Unterstützung bei der Übersetzung offizieller Dokumente, die nur in deutscher Sprache verfügbar sind

Einige dieser Aufgaben werden in Zusammenarbeit mit der zentralen Institutsverwaltung durchgeführt, die sich in Einkauf, Buchhaltung und Personalverwaltung gliedert.

Ausbildung und Erfahrung

Der/die ideale Kandidat/in 

• hat eine relevante Qualifikation, z.B. eine kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in
• hat fließende Deutsch- und Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift
• beherrscht und hat Erfahrung mit digitaler Dokumentenverarbeitung (z.B. MS-Office)
• ist bereit, sich in neue digitale Anwendungen einzuarbeiten, z.B. für Beschaffungsprozesse und Reisebuchungen
• kann sich flexibel auf wechselnde Prioritäten und Deadlines einstellen

Unser Angebot

Sie werden Teil eines internationalen (wissenschaftlichen) Teams. Die tägliche Arbeit wird in englischer Sprache erfolgen, die Kommunikation mit und Unterstützung durch die zentrale Verwaltung des Instituts auf Deutsch. Ihr Arbeitsort ist Tübingen. Wir sehen eine Vollzeitbeschäftigung vor und bieten Flexibilität durch mobiles Arbeiten. Auch besteht ein breites Angebot zur Fort- und Weiterbildung. Ihr Gehalt richtet sich nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund), Entgeltgruppe 8, einschließlich zahlreicher Sozialleistungen, wie z.B. einer arbeitgeberfinanzierten Altersversorgung und eines Jobticket-Zuschusses. Die Stelle ist unbefristet.

Ihre Bewerbung

Bitte übermitteln Sie Anschreiben, Lebenslauf sowie andere relevante Dokumente über unser digitales Bewerbungsportal bis zum 22.07.2026. Um eine gründliche Einarbeitung zu gewährleisten, soll die Stelle sobald wie möglich besetzt werden.

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

Unsere Stellenausschreibungen richten sich stets an alle berufsfähigen Menschen, unabhängig von Alter, Geschlecht, Herkunft, sexueller Orientierung, Behinderung, Religion und Weltanschauung etc. Die Bewerberauswahl erfolgt ausschließlich qualifikationsorientiert. Irrtümer in den Angaben und der Schreibweise vorbehalten.